グループウェアを活用すれば情報の集約も簡単

グループウェアを活用すれば情報の集約も簡単

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グループウェアってどんなもの?

グループウェアは、複数の人がメールやスケジュール、ファイルなどを共有することができるシステムです。場所や時間、デバイスに関係なくアクセスすることも可能です。情報の共有ができることによって業務効率がアップします。共有でもグループごとの権限を設定することが可能になるため、公開範囲を決めることができ、極秘でプロジェクトを行っているときなど情報流出も防げることができます。

オフィス

ソフトによって機能は様々!

国内メーカーのソフトの場合には、スケジュールの共有・管理、メールの管理や送受信、そして共有設備の管理など基本機能やアプリケーションはほぼカバーをしています。ところが、海外メーカーソフトの場合には共有設備の予約や電子会議、連絡先やアドレス帳の共有など機能が搭載されていなかったり、オプションでの対応ということが少なくありません。

ウーマン

ソフトの正しい選び方

情報を集約するツールとして活用すると、社内の効率がアップします。誰もが使いやすく、既存の社内システムとの連携もスムーズにできるものを選ぶ必要があります。外出が多い社員のために外から情報を確認できるようにするだけでなく、スマホやタブレットなどのマルチデバイスへの対応も使いやすさをアップさせるためには必要です。パッケージを利用するときにも、自社に合う機能なのかカスタマイズができるかも選ぶときのポイントとなります。

グループウェアのクラウド型とパッケージ型の違いとは?

コストや時間を抑え、運用負担を減らせるクラウド型

クラウド型は初期費用を抑えることができ、導入するまでに時間がかかりません。自社サーバーに運用負担を掛けず、OSのバージョンアップやバックアップなど、エンジニア負担を減らすことができます。インターネットとデバイスがあればさまざまな場所で利用することができ、マルチデバイス対応なので活用の幅が広がります。

自社システムと構築しやすいパッケージ型

パッケージ型は自社に合わせてカスタマイズしやすく、導入済みシステムとの連携が取れやすいためシステム構築のしやすさがありますが、構築と導入コストがかかります。オフラインでも利用することができるため、インターネットが繋がらない環境下でも使うことが可能です。

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